我们说，象“春天礼物”这样的一个非盈利的民间慈善组织，其发展下来的成果具体体现在哪里？我们说，一是凝聚了那么多有爱心有社会责任的人，二是各种资料和文档。
在春天礼物成立2周年之际，我谨就文档的管理，提一点建议。
一、文档本身的归类和管理
文档本身的归类和管理，一是更好地使用文档；二是给我们的工作以体系化的提醒和提示并能始终地传承。
先罗列现有的文档：
“助学”类：
源文件：
调查报告
信件（实体信件形式有扫描、录入、原件等；EMAIL）
复核报告/回访报告
各种照片和图片
代录相关人论坛回帖
流程记录：
捐助发起：发起时间，发起人，参与工作的人
捐助认领：认领人，认领时间，认领过程的疑问和答复。
捐助核对：核对时间，核对人，核对形式
回访：
其它干涉事件：
“项目”类：
源文件
各种事件证明材料、单据等等
事件发起报告和倡议
流程记录：
事件发起：发起时间，发起人，参与工作的人
事件执行：执行人，各执行节点的时间，执行的具体过程。
事件总结：核对，总结，回馈采集
事件的后续跟踪：
仅对"助学"类文档的管理有如下建议
文件夹命名：正如阿呆说的，我们最希望的，是形成某个受捐者受捐过程的完整记录。所以，建议以 受捐者编号+受捐者名字 作为文件夹名称。建档批次在前，方便排序。
文件夹中主文件命名和内容：直接以“受捐者名字”+建档日期，命名。文档内容：受捐流程记录+源文件目录（如果有多流程，则合并在一个文档）；
源文件命名：以档案名+建档日期命名。档案名包括：调查报告，受捐者-捐助人信1，受捐者-捐助人信2，捐助者-学校信，调查报告照片1，调查报告照片2，捐助人的反馈论坛代录,等等。
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主文件的模版：
***年***月***日,记录人:
受捐人姓名：
编号：
性别：
家长姓名：父亲***，母亲***，
家庭地址：
电话：
学校：**小学/*年级转至**小学/**中学
受捐期次：
**年第一学期，捐助人*** ，捐助金额**元 捐助确认人***
源文件目录:
源文件名+作者+论坛链接
事件记录：
调查报告
调查时间：****年**月
调查人：
核对
核对时间：
核对人：
论坛发布的募捐情况
（发布时间：****年**月**日+链接）：
编号：046
姓名： 徐慧芬（已被精彩人生爱心认捐）
学校地址： 浙江富阳胥口镇高坪辅导小学
学校邮编： 311404
就读年级：五年级
学习情况： 优秀
家庭地址：浙江富阳胥口镇高联村田家9号 家庭邮编： 311404
回访
回访时间
回访人：
回访对象：孩子班主任***，电话****
回访结果：捐助款已到/下学期希望继续获得捐助/等等
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二、部分文档管理的流程
1、所有源文档按现在有体制形成后（相关工作人员必须形成工作记录），统一交给指定人汇总。汇总人不负责从论坛下载文档，但要负责与论坛发布的文档核对。
2、汇总人负责撰写“流程记录”文件。
3、汇总人定期将形成的文件打包发给指定人员的备份。
另：文档汇总人的职责：
1、监督，补充，完善文档。
2、及时形成各种报表和总述，发布在“春天礼物”，作为“春天礼物”工作情况的公布
3、凭掌握的第一手汇总资料，形成各种统计项的统计，帮助“春天礼物”论坛的推广
三、主要文档内容的建议
1、调查报告：
特别欣赏阿呆的调查报告，内容详实，客观性强。以阿呆的报告为例，总结调查报告要素：
受捐人的客观情况，包括，相关人员（家庭成员，邻居，村干部和其它政府人员，学校人员等）和联系方法；学校和家庭地址；
各相关人员对受捐对象的描述（家居陈设，衣着，食物等）
调查者直观印象
家庭经济情况（大致收支）和孩子费用的总结
孩子的附带情况（作文，特长，交谈的话语，日常家务等等）
照片
捐助方法的建议（联系人，金额等等）
个人建议：
条件许可的话，可酌情增加村庄、学校 的基本情况，以增加捐助人对当地情况以及受捐者在当地的生活水准有个比较性认识。
征求受捐人意见，是否希望在网络媒体上公开发布姓名，未征求该项意见的都匿名发布（以后可以考虑签写授权）
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阿呆调查报告节选
编号：001
姓名： 方念祖
性别： 男
民族： 汉
出生年月：1997。7
学校地址： 浙江淳安县xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
学校邮编： 311701
学校联系人及联系方式：王校长 XXXXXXXXX
学期费用及构成： 一学期费用是260元，减免后交了45元
就读年级： 小学二年级
学习情况： 优秀
交费及就学情况：正常就学
家庭地址：浙江淳安县宋村乡XXXXXXXX
家庭邮编： 311701
家长姓名： 方德忠（父亲）
家庭成员： 父亲，母亲，姐姐，方念祖
家庭联系方式：XXXXXXXXXXXXXXXXX
家庭成员情况：
住所及屋内陈设：
家庭主要收入来源及收入情况：父亲一个人务农和打零工，年收入3000元左右
家庭主要经济负担及负债情况： 主要是日常生活开支，和两个孩子读书的费用。
负债情况：孩子老是骨折，家上母亲身体不是很好借了些债，大概7000左右
亲属情况：
乡邻评价：
特殊情况：孩子从小患有骨质疏松症，读书需要母亲全陪
总体评价：特别贫困
调查附记：这户人家还没有入到村里的低保户名单里，所以平时其他补助很少。
01号家庭：方念祖
车在马路边停下，顺着弯曲的小路，我们来到一个老房子前。这是一幢民国时期的老房子吧，进门就看到，孩子的母亲躺在床上，听说前两天患脑膜炎，昨天才出院，孩子也蹲在床上玩耍（他只能蹲着），小孩从小就患有骨质疏松症，不能正常行走。听说我们的来意，他们把孩子抱到了外面，我试着和孩子说话，可他比较惧生人，不说话。王校长说因为身体的原因，让他个性变的比较沉默。我进房间看了看，房间有点暗，墙上都发霉了，房间很小，放了两张床，家具都是十多年前结婚时候打的，已经掉漆了。东西有点凌乱，估计是因为母亲长年在学校陪着孩子读书，家里没有人整理吧。
王校长提供的情况：家里还有个姐姐在读初中，收入只有靠父亲务农和在外面打点零工，母亲全陪读，儿子曾经一年骨折了十多次，母亲身体也不是很好，每天读书由母亲抱到教室里，下课后再有母亲抱会特别安排的寝室休息。孩子读书成绩很好，懂事，动手能力强，等孩子长大了，母亲也老了，问题可能会更突出。
调查结论： 特别贫困，建议在基本助学金的基础上在给以特困补助
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2、工作记录模板
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记录人名称：（事件记录中的名称，一般为常用ID）
个人联系方法：姓名： 电话： 地址+邮编： QQ： 邮箱：
工作名称：回访捐助款到达情况
记录时间：**年*月-*月
姓名*** 回访时间**年**月**日 回访对象*** 电话至****/发信到****小学***人 回访结果款到
工作名称：核对调查报告（调查报告名+调查报告人）
记录时间：**年**月**日
核对对象*** 电话至******** 核对结果为*********
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四、对论坛发布的一点建议
不建议公开发布受捐者姓名及其家庭成员姓名和联系方法，除非受捐者希望发布其姓名。但可以公开发布旁证人员姓名和联系方法。
按现行流程，对有意捐助者，可以直接给予受捐人的联系方法和姓名。
五,稍例举我们能形成的报表
仅从论坛的工作情况讲,我们希望知道,论坛促成的捐助量(人学期),捐助金额,捐助人数),捐助的地域分布统计,
从挖掘我们工作成果之社会意义的报表有:
受捐者的家庭总收入构成分析,受捐者家庭离异统计,受捐者家庭主要成员外出打工情况统计,受捐者的学校代收杂费开支分析.
